So wenig Papier wie möglich, nur so viel Papier wie nötig – das ist das Leitmotiv der Kanzleitechnik in der Kanzlei Stefan Loebisch. Das Ideal der papierlosen Kanzlei, seit vielen Jahren immer wieder propagiert, lässt sich wohl bis auf weiteres nicht erreichen – nach wie vor gibt es Urkunden, die im Original archiviert werden müssen. Aber eine weitgehende Annäherung an dieses Ideal gelingt mittlerweile – die erforderliche Technik ist mittlerweile Office-Standard.
Digitale Akten – papierarme Kanzlei
Sämtliche Akten werden ausschließlich papierlos-digital geführt, redundant gesichert auf mehreren Laufwerken an verschiedenen Orten. Die Ausgangspost wird im MS-Office-Format erstellt. Eingehende Briefpost wird mit einem leistungsfähigen Scanner erfasst und in im Volltext durchsuchbare PDF-Dateien verwandelt. Das Eingangsfax kommt gleich als PDF herein. Flankiert wird beides durch ein- und ausgehende E-Mails – und auch als PDF oder Grafik-Dateiformat beigefügte Scans im E-Mail-Anhang werden in durchsuchbare Dateien verwandelt. Der Vorteil: Kein langes Blättern mehr in der Akte oder gar in den Akten auf der Suche nach dem Stichwort: das Stichwort wird in die Suchmaske eingegeben und der Computer übernimmt den Rest – im Dokument, in der Akte oder gar im ganzen Archiv. Und wenn die Mandantschaft anruft, ist die Akte, ist der gewünschte Schriftsatz sofort griffbereit: Die Akte wird nur auf dem Bildschirm aufgerufen, und sämtliche Schreiben stehen übersichtlich zur Auswahl bereit und müssen nur noch angeklickt werden.
Kanzleibibliothek – zunehmend elektronisch
Natürlich gibst es nach wie vor Berge von Literatur, die nicht elektronisch vertrieben werden – und hierunter viele Standardwerke, um die kein Anwalt herum kommt. Aber die Verlage bieten immer mehr Fachbücher und zeitschriften über juristische Online-Datenbanken an. Dazu viele oftmals hervorragende Fundstücke aus dem WWW – warum die nicht gleich digital archivieren, sauber verschlagwortet und ebenfalls im Volltext durchsuchbar? Eine eigene, kontinuierlich gepflegte, Urteilsdatenbank vornehmlich mit Gerichtsentscheidungen zum IT-, Multimedia-, Urheber-, Wettbewerbs- und Datenschutzrecht rundet die digitale Kanzleibibliothelk ab.
Das analoge Sahnehäubchen – Papierdokumente im Original
Das alles ist mittlerweile Standard für den „Hausgebrauch“, Allerwelts-Technik. Bei allen Vorteilen, die die digitale Archvierung bietet: Manche Dokumente müssen weiterhin als Originale in Papierform aufbewahrt werden. Dies sind vor allem die Vollmachten und die Vollstreckungstitel – Urteile, Vollstreckungsbescheide, Kostenfestsetzungsbeschlüsse und andere Titel.
Keine Angst vor Datenverlust?
Nein. Speicherkapazität, Backup-Kapazität – ein Thema der Vergangenheit. Ein guter Aktenschrank, in dem jede Akte genau einmal hängt, kostet so viel wie mehrere gute Laufwerke, die gespiegelt werden können, nach einer festgelegten Datensicherungs-Reihenfolge beschrieben werden können, die sich an verschiedenen Orten befinden können – kurz: auf denen Sicherungskopien der Akten und der Dokumente liegen und die zusammen weit mehr Sicherheit gegen Datenverlust bieten können als der gute alte Aktenschrank. Beim Hochwasser 2013 waren die digitalen Akten die Lebensversicherung der Kanzlei. Server in Sicherheit gebracht, (fast) alles gut. Und keine Tonne Pappmaché, ehemals Handakten, in den Schränken.